Foros de discusión GAMA: Monitor de Subproyectos y Gestiones propias
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hruschka  Felix Hruschka



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Institución, Empresa: Proyecto GAMA

MensajePublicado: 28 May 2004 16:16    Asunto: Reglamento para Subproyectos (version 25/05/2004) Responder citando

Reglamento para Subproyectos a ser financiados con fondos suizos
Versión modificada y aprobada el día 25/05/04 en sesión extraordinaria del Comité Directivo

1. Antecedentes

El Convenio Subsidiario para la ejecución del Proyecto GAMA, firmado mediante Notas Reversales No 23/2003 de la Embajada Suiza del 17 de octubre del 2003, y Nota APCI(DE) No 6-27/013 del 28 de octubre del 2003, prevé, como uno de los instrumentos de gestión del Proyecto, el financiamiento de subproyectos. Para tal efecto, estipula en su Artículo 7:

“7. COSUDE, a través de Projekt-Consult, se compromete sobre la base de los Planes Operativos aprobados por el Consejo Directivo a lo siguiente:

7.1 Aportes técnicos
a) …
b) Responsabilizarse de la ejecución y administración del aporte suizo al Proyecto, de acuerdo a los procedimientos generales de COSUDE.

7.2 Aportes financieros
a) …
b) Poner a disposición del Proyecto: personal, equipos y la infraestructura indispensable según los Planes Operativos, lo cual comprende:
- …
- fondos para el empoderamiento de los beneficiarios a través de … la ejecución de Subproyectos a nivel micro y meso.”


2. La naturaleza de los “Subproyectos”

Desde su inicio, el proyecto GAMA ha sido diseñado con “estructura delgada”, es decir, en vez de contar con una amplia planilla propia de profesionales, la ejecución del proyecto se basa en las capacidades profesionales existentes en el sector privado, a ser contratados en forma flexible de acuerdo a actividades a ser realizadas. Estas actividades, donde interviene en primer línea personal externo, bajo supervisión y con acompañamiento de personal propio del proyecto, se denominan “subproyectos”.

El Plan Operativo de Fase del proyecto especifica: “Las modalidades de la ejecución de los subproyectos serán progresivamente adecuadas hacía modalidades de “ejecución directa” siendo los mineros artesanales los actores directos y clientes de las instituciones o profesionales que brindan servicios de calidad para el subsector. Esta modalidad con fuerte orientación de apoyo a la demanda implica por si mismo una concentración en medidas concretas y de impacto tangible (que los mismos mineros artesanales están dispuestos a co-financiar de acuerdo a sus posibilidades), conduciendo hacía su empoderamiento.”

Así como la planificación operativa de la fase se basa en la demanda, expresada por los beneficiarios durante el taller de planificación operativa, la implementación de actividades en forma de subproyectos, se basa de igual forma en la demanda. Por lo tanto las propuestas de subproyectos deben surgir de la demanda de los beneficiarios sin embargo, cuando la situación lo requiera, las contrapartes y el personal del Proyecto GAMA pueden realizar las acciones pertinentes sólo para facilitar la formulación de la demanda. La pertinencia de las diferentes propuestas para subproyectos, a ser presentadas por parte de los beneficiarios, debe ser evaluada en cada caso, observando la coincidencia de los objetivos de los subproyectos propuestos con los objetivos del Proyecto GAMA, así como su contribución a los resultados del proyecto. Debido al inherente carácter espontáneo de la demanda, y la duración limitada de la fase actual del proyecto, no es posible “acumular” las demandas para su programación en el siguiente Plan operativo anual, sino se requiere los mecanismos ágiles para su evaluación y aprobación sobre la marcha de la conducción del proyecto por parte de su Jefatura, contenido en el presente reglamento.

3. Consideraciones generales acerca de tipos de subproyectos

En las premisas del proyecto GAMA (Cap. 5 del POF) se estipula que “El proyecto es un proyecto de asesoría, concertación entre el nivel micro y macro, y desarrollo y difusión de conceptos innovadores. Aspectos de inversión, crédito o financiamiento pueden ser cubiertos dentro de estos parámetros, pero en su implementación están a cargo de otros actores competentes.”

En consecuencia, propuestas que tienen como objetivo el financiamiento de inversiones físicas (por ejemplo: infraestructura física, construcciones, maquinaria, u otros activos con vida útil mayor a 1 año) o el otorgamiento de créditos (para inversiones o para capital operativo) están excluidas de un posible financiamiento con fondos para subproyectos.

Lo estipulado en el párrafo anterior tiene como excepción un eventual aporte del proyecto para la adquisición de bienes físicos requeridos para subproyectos con carácter de “desarrollo y difusión de conceptos innovadores” (según la premisa citada), sobre todo en lo que se refiere a técnicas ambientales.

El financiamiento de subproyectos es en principio no-reembolsable (es decir, no se financian créditos); Los subproyectos mismos sin embargo sí pueden generar utilidades o retribuciones rotativos para los beneficiarios garantizando de esta manera su sostenibilidad, o inclusive retribuciones (en forma de “aportes de terceros”) al proyecto GAMA mismo, a ser utilizados en el mismo subproyecto o en otras actividades del proyecto.

Cuando se recepcionen propuestas que no son competencia el Proyecto GAMA, serán derivadas al sector y/o Región correspondiente para su eventual atención.

Asimismo, el Proyecto GAMA no sustituye obligaciones y por lo tanto no se financian propuestas que por Ley constituyen obligaciones de cualquiera de las partes (por ejemplo: pago de derechos de vigencia, estudios de impacto ambiental, fiscalización, etc.)

4. Consideraciones generales acerca del rol de los Gobiernos Regionales y sus instancias operativas

El Proyecto GAMA, según expresado en su Plan Operativo “apoya formas funcionales de descentralización relacionadas con la minería artesanal”; asimismo, el Plan Operativo expresa, que “se mantendrá la “estructura delgada” del proyecto, reforzada a la vez a través de un acceso descentralizado a los servicios del proyecto”.

En la medida del avance del proyecto, se prevé una progresiva participación de los Gobiernos Regionales y sus instancias operativas. El Sistema Monitor de Subproyectos es un instrumento que permite la participación más activa y ágil de las contrapartes regionales, en todo el proceso de implementación de subproyectos; desde la recepción y evaluación de propuestas, hasta el acompañamiento y seguimiento de subproyectos en ejecución.

La participación del personal de las contrapartes y del Proyecto GAMA está regulada por las responsabilidades y plazos establecidos en la Tabla de Procedimiento para la recepción, aprobación, acompañamiento y cierre de Subproyectos que figura en el anexo. El incumplimiento de su uso dará lugar a la denegatoria o prosecución del trámite de las propuestas con el consentimiento tácito de la(s) contraparte(s) que omitieron opinión en los términos previstos.

Siendo la Jefatura del proyecto inherentemente responsable de su ejecución en el marco de los Planes Operativos aprobados por el Comité Directivo, la participación de los Gobiernos Regionales y sus instancias operativas se realizará mediante delegación de funciones. De tal forma las mismas actuarán en nombre de la Jefatura del proyecto, por lo cual su progresiva participación no requiere una continua adecuación o modificación del presente reglamento, ya que no altera en principio los procedimientos establecidos.

En caso que las contrapartes regionales o sus instancias operativas manejen proyectos propios relacionados con la minería artesanal, se recomienda la coordinación con el Proyecto GAMA para evitar duplicidad de esfuerzos y de asignación de recursos económicos.

5. Diferentes modalidades de subproyectos

5.1 Subproyectos de ejecución directa

De acuerdo a lo citado en el art. 2., el Plan Operativo de Fase de GAMA prevé, que los subproyectos se ejecutarán progresivamente en modalidad de “ejecución directa”, es decir los socios o contrapartes para acuerdos de ejecución de subproyectos serán los propios beneficiarios, quienes podrían “subcontratar” los profesionales o instituciones cuyo servicio de asesoría requieren.

Los profesionales operativos y administrativos del proyecto GAMA evaluarán en cada caso, si los beneficiarios solicitantes reúnen los requisitos necesarios que permiten la entrega fiduciaria de fondos para la gestión del subproyecto, y que garantizan un manejo administrativo-financiero aceptable.

Asimismo, los profesionales operativos y administrativos del proyecto GAMA se encargarán del acompañamiento y de la supervisión de la ejecución del subproyecto, fortaleciendo los socios en su capacidad de gestión empresarial.

5.2 Subproyectos ejecutados por interlocutores especializados

En caso que la institucionalidad de los beneficiarios que proponen un subproyecto, no reúne las características mínimas para la modalidad de “ejecución directa”, o en casos donde la misma naturaleza del subproyecto lo requiere, se ejecutará el subproyecto en modalidad de “ejecución por interlocutores”, es decir, el proyecto GAMA contrata los servicios de una “entidad interlocutor” (todo tipo de personas jurídicas o naturales, que poseen las calificaciones requeridas) a fin de que implemente el subproyecto.

5.3 Subproyectos con carácter de “Microacciones”

Acciones puntuales y/o de carácter urgente pueden ser implementadas en forma de “microacciones”. Microacciones también son subproyectos, con la diferencia, que requieren un proceso de aprobación rápido para aprovechar oportunidades o solucionar emergencias, y que comprometen montos relativamente pequeños de financiamiento.

6. Presentación de propuestas

Propuestas de subproyectos deben ser dirigidas a la Jefatura del Proyecto GAMA y podrán ser presentadas en la oficina Lima del Proyecto u oficinas de los Gobiernos Regionales y/o instancias operativas de las contrapartes regionales

6.1 Propuestas para Subproyectos

En principio, cualquier persona, grupo u organización que quiera contribuir activamente al desarrollo sostenible de la minería artesanal está invitada a presentar propuestas para subproyectos, salvo las personas o entidades vinculadas a las contrapartes del Proyecto. Sobre la aprobación de la propuesta y la posible modalidad de implementación (ejecución directa o por interlocutores) decide el proyecto GAMA.

Se prevé un proceso en etapas para la presentación de propuestas.

La primera etapa, para todo proponente, es la presentación de la idea del subproyecto, como perfil del subproyecto en formato libre. Esto permite, que inclusive grupos de mineros artesanales que no cuentan con experiencia en la preparación de proyectos, puedan expresar sus ideas y presentar sus propuestas (y sea en una carta escrita a mano).

En la segunda etapa, en caso de una evaluación positiva de la idea del subproyecto, el Proyecto GAMA puede, según el caso (a) invitar la entidad proponente a elaborar y presentar una propuesta detallada, sea en formato propuesto por el proyecto o a criterio de la entidad proponente, (b) iniciar un proceso de planificación participativa con los beneficiarios, (c) elaborar términos de referencia para un concurso de propuestas para el subproyecto, o (d) tomar otras medidas adecuadas a fin de planificar el subproyecto.

En la tercera etapa se decide sobre la aprobación definitiva de la propuesta, se discute la necesidad de eventuales modificaciones de la propuesta y se negocia y define los términos de contratación o del acuerdo a firmar.

Se anexa Tabla de Procedimiento para la recepción, aprobación, acompañamiento y cierre de subproyectos.

6.2 Propuestas para Microacciones

El nivel de detalle requerido para microacciones corresponde aproximadamente al nivel de “idea” para Subproyectos, pero especificando en detalle los aportes requeridos y actividades a ser realizadas. La presentación es en formato libre, exponiendo todos los elementos de juicio, que permiten una evaluación de la pertinencia de la propuesta en el marco de los objetivos del proyecto.

7. Criterios y procedimientos para la aprobación de Subproyectos

Para el análisis de las propuestas (sea a nivel de idea o a nivel de propuesta detallada) cada una de las contrapartes establecerá su sistema de calificación cualitativo y/o mediante puntajes según su criterio profesional. Se analizarán en base a los siguientes criterios:

• Coincidencia de la propuesta con los objetivos del Proyecto GAMA y las líneas de acción priorizadas para la fase
• Orden de prioridad del subproyecto en la secuencia lógica del Proyecto GAMA
• Previsible impacto del subproyecto y relación costo-beneficio
• Sostenibilidad y replicabilidad del subproyecto
• Oportunidad del momento para la ejecución del subproyecto
• Costos del subproyecto en relación con la disponibilidad de fondos
• Equilibrio en aspectos de género
• Eventuales conflictos de intereses
• Posible percepción en la opinión pública

La aprobación de un subproyecto, en cualquiera de sus etapas requiere la decisión positiva conjunta de la Jefatura del Proyecto (Jefe internacional, Jefe interregional). En la medida del avance del proyecto, se prevé una progresiva participación de los Gobiernos Regionales y sus instancias operativas en el proceso de aprobación de propuestas.

En las decisiones sobre propuestas a nivel de ideas se decide sobre la pertinencia de la propuesta en base a los criterios arriba mencionados, la posible modalidad de implementación, y los próximos pasos a tomar según lo expuesto en el artículo 5.1. Si la situación lo requiere, se tomará la decisión en base a una visita de campo, eventualmente no sólo por parte del personal técnico sino también administrativo del proyecto, a fin de evaluar la capacidad de gestión empresarial y administrativo-financiero del proponente.

Sobre el resultado de la pre-aprobación y la eventual visita de campo se levantará un acta en un formulario diseñado para tal efecto, firmada por ambos Jefes de Proyecto, anexando la documentación sustentatoria del caso.

En las decisiones sobre propuestas detalladas se analizará todos los criterios de eligibilidad, es decir los criterios técnicos arriba mencionadas, así como los criterios de la capacidad administrativa de la entidad a ser encargada con la ejecución.

Sobre el proceso y resultado de la evaluación de la propuesta y su aprobación se levantará un acta en un formulario diseñado para tal efecto, firmada por ambos Jefes de Proyecto, anexando la documentación sustentatoria del caso.

La documentación del proceso de aprobación es transparente para todas las partes involucradas, quienes tendrán derecho de revisar el expediente. En caso de concursos o licitaciones, las partes interesadas solamente pueden obtener conocimiento de la oferta técnica de otros oferentes, quedando la oferta económica de los competidores información reservada para las contrapartes del Comité Directivo del Proyecto GAMA.

8. Manejo financiero de los subproyectos

Para el manejo financiero de los subproyectos por parte de las entidades ejecutoras (directas o interlocutores) se aplican los procedimientos estipulados en los respectivos contratos, acuerdos o convenios. En la mayoría de los casos se tratará de contratos de mandato con manejo fiduciario de fondos, permitiendo al proyecto recuperar el IGV, a ser reinvertido en otros subproyectos. De acuerdo a la experiencia administrativa de la entidad ejecutora el contrato puede prever mecanismos de aprobación por parte del proyecto para desembolsos a ser realizadas por la entidad ejecutora.

La capacitación administrativa-financiera de las entidades ejecutoras, especialmente en caso de subproyectos de ejecución directa, forma parte del acompañamiento y de la capacitación en aspectos de gestión empresarial.

Se publicará en el Sistema Monitor información actualizada acerca del avance de ejecución del presupuesto del rubro de Subproyectos (desembolsado, contratado, asignado, disponible)

9. Seguimiento a Subproyectos

Los subproyectos contarán con acompañamiento y asesoría de parte del Proyecto GAMA, a través de su personal propio, consultores u otras instituciones encargadas. El uso del Sistema Monitor garantiza la participación de los Gobiernos Regionales y sus instancias operativas en el proceso de acompañamiento y seguimiento a los subproyectos.

La frecuencia y contenido de informes (operativos y financieros) a ser presentados será establecido en los contratos, acuerdos o convenios respectivos.

Se prevé un mínimo de 2 visitas a cada subproyecto (inicio y final), en caso de subproyectos con duración mayor a un trimestre, se prevé visitas trimestrales o de mayor frecuencia de acuerdo a las necesidades operativas. Las observaciones de cada visita de campo y/o acerca de informes de avance recibidos se documentarán en una hoja de seguimiento por parte del/a profesional encargado/a del seguimiento.

En caso de subproyectos de ejecución directa, los ejecutores de los subproyectos tienen un inherente papel de fiscalización de los consultores o servicios contratados. El equipo técnico y administrativo del proyecto GAMA apoyará a los ejecutores en esta tarea según procedimientos a ser elaboradas en una guía para ejecutores de subproyectos.

En caso de subproyectos ejecutados por interlocutores, los beneficiarios tendrán la misma obligación de su fiscalización, remitiendo periódicamente informes de avance al Proyecto GAMA. De tal forma su participación activa en la fiscalización y el seguimiento forma parte de su capacitación empresarial y empoderamiento, independiente de la naturaleza del subproyecto.

Las contrapartes del proyecto y la Jefatura del Proyecto pueden realizar en cualquier momento – por iniciativa propia o por invitación de la entidad ejecutora u otro actor involucrado – con personal propio o externo las inspecciones o verificaciones que se consideran pertinentes. Estas visitas de campo, aparte de permitir un criterio propio acerca del avance del subproyecto, tienen la finalidad de intercambiar experiencias y profundizar las relaciones de cooperación.

10. Montos y duración límites de Subproyectos

El aporte suizo por subproyectos está limitado al equivalente de 15,000 Dólares Americanos como máximo, tomando en cuenta que la previsión presupuestal del promedio de los financiamientos a ser aprobados por subproyecto oscila entre mil y diez mil dólares, dependiendo del alcance del subproyecto y la experiencia y capacidad administrativo-financiera de la entidad.

Para microacciones, el límite máximo es de 1,000 Dólares Americanos. No existe límite inferior.

La duración de los subproyectos no debe sobrepasar los 9 meses y debe permitir una finalización del subproyecto antes de la finalización de la fase del Proyecto GAMA.

11. Otros derechos derivados de subproyectos

Los compromisos derivados de la aprobación de un subproyecto se limitan expresamente a lo estipulado en los respectivos contratos, acuerdos o convenios.

La propiedad intelectual de productos, logros y resultados de los subproyectos es compartida entre las Contrapartes que financian el Proyecto GAMA y la/las entidad/es ejecutora/s, comprometiéndose cada parte de antemano, de permitir a terceros el libre acceso y la libre utilización de la información o tecnología generada, con la única restricción de la obligación de mencionar los propietarios intelectuales (“dominio público”). Las únicas excepciones constituyen casos en que la implementación de un subproyecto requiere la utilización de propiedad intelectual (patente) pre-existente de una parte, o si las partes antes del inicio del subproyecto acuerdan una modalidad diferente a fin de garantizar la sostenibilidad de los resultados.

12. Disposición final

El presente Reglamento puede ser puesto en conocimiento de terceros sin restricción alguna, y podrá ser modificado de común acuerdo, mediante decisión del Comité Directivo.

Acordado en la primera reunión del Comité Directivo de la fase 2 del Proyecto GAMA
Lima, 18 de noviembre del 2003

Modificado en la sesión extraordinaria del Comité Directivo.
Lima, 25 de mayo del 2004





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