En el seguimiento se controlan y se evalúan periódicamente los datos relevantes, referentes a la situación actual del proyecto o a la situación general, por ejemplo aquéllos sobre el manejo de riesgos mencionados en la ilustración que se puede apreciar arriba. Estos datos permiten obtener conclusiones acerca de los cambios o discrepancias que se han dado.
Para la evaluación, es importante tener conocimiento de los aspectos a examinar y de las dimensiones de los objetivos correspondientes (indicadores).
Los logros de la situación actual, detectados en el marco del monitoreo del proyecto (descrito con valores cuantificados) son luego comparados con las metas fijadas.
Aquí se diferencian tres niveles, sobre los cuales se lleva a cabo la evaluación:
- el nivel de eficiencia en el cual se examina si los recursos financieros, materiales y personales se han aplicado de manera eficiente
- el nivel de efectividad, en el cual se examina si las actividades realizadas han significado un aporte efectivo para el logro de los resultados planificados y si han contribuido al objetivo del proyecto
- el nivel de impacto, en el cual se examina, si el proyecto ha sido un aporte significativo al desarrollo positivo de la sociedad.
El peligro de una evaluación esquemática de esta índole es que siempre se toma como referencia la documentación de planificación. Esto tiene como consecuencia que se pueden evaluar las adaptaciones (necesarias y flexibles) de la estrategia del proyecto a los cambios de las condiciones como incumplimiento de la planificación.
Además, las tareas de administración más importantes en un proyecto generalmente no están estrictamente definidas en el nivel de resultados, de tal manera que al hacer la evaluación quedan fuera de consideración. Finalmente, en el control formal del proyecto, rara vez se cuestiona lo siguiente: “¿Qué hemos aprendido en este proyecto?”, y así se deja pasar la oportunidad de descubrir la esencia del trabajo, que como experiencia importante también podría ser aplicada a otros proyectos.
Los monitoreos y evaluaciones de esta índole podrán efectuarse
tanto
interna como externamente.